Guía · lo básico
¿Qué es un recepcionista con IA?
Es lo que más me preguntan en la puerta de un centro. Te lo explico sin tecnicismos: qué hace, cómo da una cita, qué no debe hacer nunca y qué tiene que cumplir por ley.
En resumen: Un recepcionista con IA es un asistente que atiende el WhatsApp y el teléfono de un negocio con cita previa. Entiende mensajes, audios y llamadas, contesta con la información del negocio, da la cita con los huecos reales de la agenda, la recuerda y pasa a una persona lo que no sabe resolver. Por ley tiene que decir que es una IA desde el primer mensaje.
¿Cómo es una conversación con él?
Una clienta escribe al WhatsApp del centro a las 22:15. Así contesta un asistente bien montado:
- Se presenta como asistente virtual con IA del centro.
- Entiende lo que pide aunque lo diga a su manera («cejas y bigote», un audio de 40 segundos).
- Mira la agenda y propone dos o tres huecos donde cabe el servicio entero.
- Cuando ella elige, deja la cita apuntada. Si el servicio lleva señal, guarda el hueco y manda el enlace de pago.
- El día antes le recuerda la cita con un botón para confirmar o cambiar.
La dueña se encuentra la cita en su agenda a la mañana siguiente. No ha tenido que contestar nada.
¿Qué lo diferencia de un chatbot de respuestas fijas?
Un chatbot de menú («pulsa 1 para precios») solo entiende lo que se le ha previsto, y la gente no escribe así. Un asistente con IA entiende frases normales, audios y preguntas encadenadas, y lo importante: está conectado a la agenda, así que no dice «escríbenos mañana», da la hora.
¿Y por teléfono?
El asistente de voz coge las llamadas que el centro no puede atender, se presenta como asistente con IA, entiende lo que le piden y da la cita igual que por WhatsApp. Puedes oírlo llamando a la demo de Vexelar en el 911 676 345.
¿Qué no debe hacer nunca?
- Hacerse pasar por una persona.
- Inventar precios, promociones o resultados de un tratamiento.
- Valorar síntomas o dar consejo clínico, en centros de salud o de estética avanzada.
- Escribir a quien no le ha dado permiso: las normas de WhatsApp Business lo prohíben.
¿Qué hace falta para montarlo?
Tu carta de servicios con duraciones y precios, tu horario, quién hace qué y las preguntas que te hacen siempre. Nosotros conectamos tu WhatsApp por la vía oficial, montamos la agenda y lo dejamos funcionando en una semana. A ti te lleva unos 45 a 60 minutos. Si quieres saber si te compensa, empieza por contar tus citas fuera de horario.
Veinte minutos por videollamada para ver dónde se te escapan las citas, con tus números delante. No te voy a vender: si no puedo ayudarte, te lo digo.
Escríbenos por WhatsAppPreguntas frecuentes
¿Qué es un recepcionista con IA?
Un asistente que contesta el WhatsApp y el teléfono de un negocio con cita previa usando inteligencia artificial: entiende lo que le escriben o le dicen, responde con la información del negocio y da la cita con los huecos reales de su agenda.
¿Usa mi número de siempre?
Sí. El WhatsApp funciona sobre el número del centro, conectado por la vía oficial de WhatsApp Business. Para el teléfono, las llamadas que no coges se desvían al asistente de voz.
¿Se nota que es una máquina?
Tiene que notarse: el Reglamento europeo de IA obliga a que la persona sepa que habla con una IA. Nuestros asistentes lo dicen en el primer mensaje o al coger la llamada. Lo que sí se nota menos es la espera: contesta en segundos.
¿Qué pasa si no sabe responder?
Te lo pasa a ti. Le decimos qué temas no debe tocar nunca (quejas, temas clínicos, descuentos que no existen) y en esos casos avisa a la clienta de que le contestará una persona.
¿Puedo cambiar lo que dice?
Sí. El asistente trabaja con los servicios, precios y horarios de tu agenda: si cambias un precio allí, contesta con el nuevo. Lo demás (tono, preguntas frecuentes, qué no decir) lo ajustamos contigo cuando lo pidas.
¿Lo vemos con tu caso?
Lo montamos en 7 días con tu WhatsApp, tu número y tu agenda. Sin permanencia.